【工作常態】工作模式大更新留住員工要有計 ! 靈活辦公室更重要 ?

理財智慧

發布時間： 2023/10/14 15:16

最後更新： 2023/11/06 13:15

移民潮、少子化問題衝擊職場，各行各業都在急增聘人手，不少企業面對嚴峻的人才荒。搶人才大戰持續進行，留住員工也同樣重要。以往企業多出動重金利誘挽留人才；但現今世代，企業留住員工的重要關鍵，就是要打造出高效的工作環境。良好的工作環境不但令員工愉快工作、提高工作效率外，更能提升歸屬感，同時也可節省成本。

本港企業也深明這趨勢，仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦指，近年有愈來愈多的企業將傳統的辦公室打造成靈活工作空間，特別是銀行界及科技界等行業走得最前。

仲量聯行可算是行業先驅，早於2019年已將公司打造成靈活辦公室，設多元化空間，配合同事不同工作需求。至於全球專業服務和管理諮詢公司怡安Aon，也為員工提供不同工作模式，公司香港區首席執行官張思正認為，靈活的工作環境能令團隊增強連繫。至於科技公司Million Tech，除了實行WFH（在家工作）政策外，也為員工提供健康獎賞，目的也為留住人才。

持續3年的新冠肺炎疫情，為世界帶來的其中一個重大改變，就是WFH（Work From Home；在家工作）的出現。以上新工作模式，也造就了疫後「混合辦公模式（Hybrid Work Model）」愈來愈普及。企業允許員工有部分時間WFH，部分時間返回公司上班的安排，已漸成復常時代的一個職場新常態。

混合辦公模式也推動更多企業將傳統辦公室打造成靈活辦公空間，以增添彈性和效率。仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦，其隊團的其中一項工作，是協助企業客人打造辦公室的設計方案，對企業的需求及看法十分了解。張琦表示，企業將傳統的辦公室打造成靈活性工作空間已成趨勢，「尤其是疫情之後，很多客人來找我們為其辦公室方案作出建議時，他們第一個考慮，就是未來辦公室所需要的空間及使用方式跟疫情前有所不同，希望我們可以做一些分析。他們最想知道的，是將來的辦公室應該要有什麼設施，及什麼形式的空間才適合他們的員工用，因此靈活辦公是一個大前提。」

具多元化空間選擇

張琦表示，所謂靈活辦公室，就是員工在辦公室工作時，他們可以有多元化、不同空間去選擇，現在辦公室趨勢，是員工召開會議，不需要全部使用房間。「例如一位員工要召開不同的會議，如一對一的會議、四個人的會議，如果會議的內容是很保密的，就需要一間房；也有可能不需要在房間開會，會議可以在Cafe開，也可能在一個半開放的活動空間開。」她說，一個靈活辦公室裏面，一般會有6至7種不同的空間組合，符合員工靈活辦公時的不同需要。她指出，目前她接觸到的企業搬遷個案中，有約八成會考慮將辦公室打造成適合靈活性工作，主要以跨國企業為主。

早於疫情前，已有企業將傳統的辦公室改造成靈活辦公室，張琦說，銀行界是走得最前的行業，她有不少客戶來自銀行界別。另外兩個行得較前的行業，就是資訊科技公司及生物技術公司等。「以上公司在過去幾年在業務上的規模有明顯增長，業務亦不停增加，靈活辦公對以上對這3個行業來說是比較主要的服務方向。他們不希望固定的不動產『綁死』他們的發展模式，因此靈活的不動產較適合以上行業。」

共用工作枱增效率

改行混合工作的仲量聯行，也將辦公室全數變成共用工作枱（Hot Desk），員工不會有自己的固定工作枱，設有個人的貯物櫃。員工返回公司後，找個座位便可以工作，工作枱也是「先到先得」，就算是高層、管理層級的員工，也沒有自己的專屬、指定的工作枱。張琦說：「公司給予員工很大的自由度，每位員工可能有兩天日子不在公司，可能只回來工作三天，同事可以決定自己回公司的工作安排。」

以上流動工作枱的安排，某程度也令公司的行政決策可以行得更快。張琦表示，以往公司員工有固定工作枱時，要將某個部門由一個層數搬至另一層，要動員很大的人力及物力。採用共用工作枱的話，公司進行重組或調動時，可以隨時完成，「每個人在桌子上都沒有東西，我們只在貯物櫃有自己的東西，基本上你把貯物櫃調一調，就已經完成了這件事。」

先分類員工的工作

雖說靈活性工作空間是個新常態，但企業要將傳統的辦公室打造成靈活辦公室，背後需要有詳細及周詳的策劃，要好好計數。以仲量聯行為例，公司早年於灣仔太古廣場三期及金鐘匯中心開設有兩個辦公室，面積合共約32,000平方呎，於2019年搬至位於鰂魚涌的辦公室，面積約35,000平方呎。張琦透露，2019年仲量聯行初搬至現址時，員工人數約450人，她估計，公司至2028年時，員工人數會增加至約500人，但公司仍不需要租用更多空間。最大的原因，是因為採用靈活辦公室，可以有效運用每寸空間。

張琦指出，公司將辦公室打造成靈活性辦公室的第一步，是將員工的工作作出分類，「其實靈活辦公就是有些工作未必需要留在公司做，可以在外面做的。例如我一個星期有10種不同的工作，很多時候可以自己一個人完成，未必有需要將那些工作拿回公司進行。我們的團隊以科學的方式作出分析，研究公司內有多少種類不同的工作模式。如一間公司有400餘個員工，這400多人中，究竟有多少工作種類？他們需要回公司工作的需求有多大？」經過一番計算，仲量聯行的辦公室決定打造出約7個元素的辦公空間，如完全開放式的工作空間、半開放式的工作、也有全封閉式的空間。

溝通信任成歸屬感

在不少人的眼中，員工不用回公司上班，不用跟每天跟同事見面，對公司的歸屬感會否也降低？對此張琦並不認同，她直言：「一間傳統公司，員工可能將歸屬感放在桌子裏，但是公司的文化對員工而言更為重要。」她解釋，仲量聯行較看重結果主導的文化，給予員工很大的信任度，「我們不會追蹤每個人何時上班、下班，何時出去吃午餐，我們完全沒有這件事，員工有一天沒有回公司，但是他在家裏，或者在咖啡店裏工作也是沒有問題，這是我們對員工的信任，我們也在乎人與人之間的靈活性的溝通，這就是歸屬感的來源，也是自己塑造出來的。」

以上內容節錄自822期《iMoney Focus》封面故事，全文：請按此

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